Política de Privacidade do Sectia
1. Quem somos
O Sectia (sectia.app e pro.sectia.app) é uma plataforma de gestão e atendimento para clínicas, desenvolvida e operada pela TRINODIS LTDA, CNPJ 68.154.058/0001-23, com endereço em ST SHCGN CRN 710/711 BL H LT 11, S/N, Brasília, Distrito Federal (“Trinodis” ou “nós”).
Contato para assuntos de privacidade: projetos@trinodis.pro.
2. Nossos dois papéis
- Dados das clínicas e dos seus usuários (donas, gestores, profissionais e recepção): a Trinodis é controladora.
- Dados de pacientes e contatos que a clínica cadastra no Sectia ou que conversam com a clínica pelos canais conectados (como o WhatsApp): a clínica é a controladora e a Trinodis é operadora. Tratamos esses dados apenas para prestar o serviço à clínica e conforme as instruções dela.
Se você é paciente ou contato de uma clínica, os pedidos sobre os seus dados devem ser feitos primeiro à própria clínica. Se o pedido chegar a nós, nós o encaminharemos a ela.
3. Dados que tratamos
Conta e clínica: nome, e-mail, telefone, papel e permissões do usuário; razão social, CNPJ e endereço da clínica; dados necessários à cobrança da assinatura; foto de perfil, quando o usuário a adiciona (guardada no cadastro, reduzida a 256 pixels, e nunca enviada a terceiros).
Pacientes e contatos (em nome da clínica): nome, telefone, e-mail, CPF, data de nascimento, endereço, origem do contato, etapa no funil de atendimento, anotações, agendamentos e registros de consentimento. Esses dados podem incluir dados de saúde, que são dados pessoais sensíveis.
Mensagens recebidas pela Plataforma do WhatsApp Business (Meta): identificadores do WhatsApp (como o wa_id e o identificador de usuário da Meta), nome de perfil, número de telefone, conteúdo de mensagens e arquivos trocados com a clínica, data, hora e status de entrega. Recebemos esses dados da Meta somente para os números que a clínica conectou ao Sectia. O mesmo vale para mensagens do Instagram, quando a clínica conectar esse canal.
Dados técnicos: registros de acesso, com a data de cada login e, em algumas ações (como abrir a ficha de um contato), o endereço IP e o navegador; registros de erro e de auditoria.
Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade.
4. Para que usamos os dados e com qual base legal
- Prestar o serviço contratado pela clínica: agenda, cadastro, atendimento, funil e troca de mensagens (execução de contrato, art. 7º, V, da LGPD).
- Dados de saúde de pacientes: tratados pela clínica com base nas hipóteses do art. 11 da LGPD, como a tutela da saúde e, quando aplicável, o consentimento. Nós os tratamos como operadora.
- Cobrança da assinatura (execução de contrato e cumprimento de obrigação legal).
- Segurança, prevenção a fraudes e registros de acesso (legítimo interesse).
- Suporte e avisos sobre o serviço (execução de contrato).
5. Assistente de inteligência artificial
O Sectia inclui um assistente (Sect.ia) que usa modelos de inteligência artificial da Anthropic. Hoje, o assistente recebe um resumo dos números da clínica, como custos, preços e agenda agregada, desenhado para não identificar pacientes. A pergunta do usuário é enviada como foi escrita. Não digite nome, telefone ou outro dado que identifique uma paciente nas perguntas. A conversa com o assistente não fica guardada e some quando a tela é fechada. A avaliação das respostas (o “joinha”) está desativada por enquanto, e nenhuma pergunta ou resposta nova é gravada. O que cada usuário vê no assistente respeita as permissões dele na clínica.
Novos recursos de IA. Quando a Clínica usar recursos de IA que atuem sobre conversas ou cadastros (por exemplo, resumir uma conversa ou sugerir uma resposta), o conteúdo necessário para aquela função, que pode incluir mensagens e dados de pacientes, será enviado ao fornecedor de IA para gerar o resultado. A Clínica, como controladora, deve informar seus pacientes sobre esse uso.
Pelos termos comerciais do fornecedor, o conteúdo enviado pela API não é usado para treinar modelos. A Trinodis também não o usa para esse fim. O fornecedor processa dados fora do Brasil (item 7). As respostas da IA podem conter erros e devem ser revisadas por uma pessoa; a decisão final é sempre da Clínica.
6. Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados apenas com fornecedores necessários ao funcionamento do serviço, que os tratam em nosso nome:
- Meta Platforms (Plataforma do WhatsApp Business e Instagram): envio e recebimento de mensagens;
- Fly.io: servidores da aplicação, na região de São Paulo;
- Neon: banco de dados, na região de São Paulo;
- Anthropic: assistente de inteligência artificial, conforme descrito no item 5;
- Asaas: cobrança da assinatura;
- Amazon Web Services (Amazon SES): envio dos e-mails automáticos da conta, nos Estados Unidos (região de Ohio): troca de senha, convite da equipe, confirmação de e-mail e aviso de senha trocada. O e-mail leva o endereço e o primeiro nome de quem recebe e, no convite, o nome da clínica e de quem convidou; nunca dado de paciente;
- Sentry: registro de falhas técnicas do aplicativo e do servidor (tipo e mensagem do erro, endereço da página ou da rota em que ocorreu, rastro da execução, navegador e sistema). O conteúdo de formulários e requisições e a identificação do usuário são retirados antes do envio;
- Armazenamento de arquivos e mídias em serviço de nuvem compatível com S3.
Também podemos compartilhar dados com autoridades públicas quando a lei ou uma ordem judicial exigir.
7. Transferência internacional
Alguns fornecedores, como a Meta, a Anthropic, o Sentry e a Amazon (no envio dos e-mails automáticos), processam dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Essas transferências seguem as hipóteses do art. 33 da LGPD, incluindo as garantias contratuais oferecidas por esses fornecedores.
8. Segurança
Usamos conexão cifrada (HTTPS), isolamento dos dados de cada clínica no banco de dados, controle de acesso por papel e permissão, cifra dos tokens de acesso às contas da Meta e registro de auditoria das ações sensíveis. Nenhum sistema é totalmente imune a falhas. Se houver um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, comunicaremos as clínicas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos da lei.
9. Por quanto tempo guardamos
- Enquanto a conta da clínica estiver ativa.
- A responsável pela clínica pode excluir a clínica pelo aplicativo Sectia para celular, em sectia.app: na aba Conta, toque no ícone de escudo (“Privacidade e dados”) e depois em “Quero apagar esta clínica”. Quem usa o Sectia Pro entra nesse endereço com o mesmo e-mail e a mesma senha. A exclusão apaga pacientes, atendimentos, estoque, histórico de margem e os acessos da equipe, e não tem volta.
- Também excluímos dados a pedido, em até 15 dias, pelos canais do item 10. O Sectia não tem exportação completa dos dados antes de apagar (o Pro exporta uma planilha do histórico de conversas do Inbox). A cópia completa é pedida por e-mail a projetos@trinodis.pro. Enviamos a cópia primeiro e só depois excluímos.
- Arquivos de mídia das conversas (recebidos, enviados e anexos de respostas rápidas) ficam armazenados e não são apagados automaticamente com a clínica; para apagá-los, peça por e-mail a projetos@trinodis.pro.
- Cópias de segurança podem manter dados já excluídos. Hoje elas não têm prazo fixo de descarte.
- Registros de acesso (como a data de cada login e o IP de quem abre a ficha de um contato) ficam guardados enquanto a clínica existe e são apagados junto com ela.
- Podemos manter documentos fiscais pelo prazo que a lei exigir.
- A cobrança da assinatura também é tratada pela Asaas. Dos dados de cobrança, contratos e documentos fiscais da própria assinatura, mantemos os registros que a lei exigir, pelo prazo legal.
- Os prazos legais de guarda do prontuário e de documentos clínicos são de responsabilidade da clínica e dos seus profissionais.
- Mensagens recebidas em números de teste da Trinodis, que não pertencem a nenhuma clínica cliente, não são armazenadas.
10. Seus direitos
Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos; portabilidade; informação sobre com quem compartilhamos; eliminação de dados tratados com base no consentimento; revogação do consentimento; e oposição a tratamentos irregulares.
Para exercer esses direitos, escreva para projetos@trinodis.pro. Responderemos em até 15 dias. Se você é paciente ou contato de uma clínica, veja o item 2.
Você também pode apresentar reclamação à ANPD.
11. Exclusão de dados
As instruções para pedir a exclusão de dados, inclusive dos dados recebidos pela Meta, estão na página Exclusão de dados.
12. Crianças e adolescentes
O Sectia é destinado a clínicas e profissionais, não a crianças ou adolescentes. Quando uma clínica cadastra paciente menor de idade, cabe a ela obter o consentimento de um dos pais ou do responsável legal, conforme o art. 14 da LGPD.
13. Encarregado pelo tratamento de dados
Contato do encarregado: projetos@trinodis.pro.
14. Alterações
Podemos atualizar esta política. A data da última atualização fica no topo desta página. Mudanças relevantes serão avisadas às clínicas pelo próprio Sectia ou por e-mail.